Was sind die Aufgaben der Hausverwaltung?
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Unser Service im Überblick
Wir erstellen Haus- und Nutzungsordnungen, stellen die Durchführung sicher und kümmern uns zeitnah um gemeldete Störungen.
Die übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäße Buchführung wird von uns umgesetzt. Erforderliche Mahnungen und Abmahnungen gegenüber säumigen Zahlern sowie die Bearbeitung von Gerichtsverfahren (Hausgeldklagen) übernehmen wird.
Das Vermögen der Eigentümergemeinschaft führen wir in deren Namen treuhänderisch und gesondert vom eignen Vermögen bei deutschen Banken.
Wir organisieren sowohl die ordentliche wie aber auch außerordentliche Eigentümerversammlung einschließlich der notwendigen Vorbereitungsarbeiten wie die Erstellung der Tagesordnung, sorgen für die fristgerechte Einladung, leiten die Versammlung und protokollieren alle Beschlüsse. Jeder Eigentümer erhält zeitnah ein Protokoll der Versammlung.
Zuverlässig erstellen wir die Abrechnung über Hausgeldeinnahmen und -ausgaben des Wirtschaftsjahres als Gesamt- und Einzelabrechnung nach Wohnungseigentumsgesetz (WEG).
Parallel zur Jahresabrechnung arbeiten wir einen Wirtschaftsplan für das anstehende Wirtschaftsjahr aus. Darin sind die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben, die anteilsmaßige Verpflichtung der Wohnungseigentümer zur Lasten- und Kostentragung und die Beiträge zur vorgsehenen Instandhaltungsrücklage zu ersehen
Bei Fragen oder Problemen beraten wir den Verwaltungsbereit bzw. die Eigentümergemeinschaft zur Erzielung einer gemeinschaftlichen Lösung. Hierunter fällt z.B. auch die Abgrenzung von Sonder- und Gemeinschaftseigentum.
Bei notwendigen Arbeiten erstellen wir die Ausschreibung bei routinemäßigen Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen (z.B. Fassadenanstrich) mit bekanntem Aufmaß.
Wir stehend beratend zur Seite bei der Auswahl technischer Lösungen und der Auftragsvergabe einschließlich Preisverhandlung. Ebenso übernehmen wir die Erstellung der schriftlichen Verträge im Namen und auf Rechnung der Eigentümergemeinschaft.
Durch unsere regelmäßige Präsenz in den Objekten erkennen wir enstehende Schäden frühzeitig und können unverzüglich passende Maßnahmen einleiten.
Durch unsere vorliegende Transparenz erzielen wir günstige Vertragskonditionen bei Energieversorgern, Versicherungen, etc. Im Namen der Eigentümergemeinschaft schließen wir Gemeinschaftsverträge ab, überwachen und kündigen diese bei Bedarf.
Je nach entsprechender Beschlussfassung veranlassen wir die weiteren notwendigen Vorgänge bei den zuständigen Architekten, Fachplanern, Rechtsanwälten, Notare sowie Behörden und Ämter.
Wir reagieren sofort in Notfällen bzw. dringenden Situationen wie z.B. Rohrbruch-, Brand- und Sturmschäden und leiten entsprechende Sofortmaßnahmen ein, klären die sachliche Zuständigkeit (Gemeinschafts- oder Sondereigentum), melden den Schaden an die Versicherung und rechnen anschließend die Schadensregulierung ab.
Mitarbeiter für regelmäßige Arbeiten in den Objekten vor Ort (Hausmeister, Reinigungskräfte, etc.) werden von uns ausgewählt, beauftragt und überwacht. Ebenso übernehmen wir die kaufmännische Verwaltung hierfür.
Notwendige Wartungsarbeiten werden von uns kontinuerlich beauftragt und begleitet. Zuverlässig arbeiten wir seit vielen Jahren mit soliden, preiswerten und flexiblen Fachbetrieben aus der Region zusammen.
Gegenüber öffentlich-rechtlichen sowie privaten Belangen treffen wir Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils für die Gemeinschaft erforderlich sind (i.d.R. gemäß Mehrheitsbeschluss).
Eingehende Rechnungen von z.B. Lieferanten oder Dienstleistern durchlaufen bei uns eine kaufmännische und sachliche Prüfung. Nach erfolgreicher und positiver Prüfung werden diese unter Berücksichtigung vereinbarter Skontierung angewiesen.